SIF y VeriFACTU: en qué se diferencian y por qué su empresa necesita los dos

Tres conceptos que conviene separar antes de seguir

La confusión de vocabulario tiene una consecuencia práctica: cuando un proveedor afirma que su programa «ya es VeriFACTU», puede estar diciendo dos cosas muy distintas. Puede querer decir que el programa cumple el Reglamento (es un SIF válido) o que además remite los registros a la Agencia Tributaria (opera en modalidad VERI*FACTU). Solo lo segundo activa las exenciones que se explican más adelante.

Sistema informático de facturación (SIF)

Es el programa o conjunto de programas que soportan la expedición de facturas y generan los registros de facturación de alta y de anulación: es el continente. Lo determina el productor del software, que debe acreditarlo mediante declaración responsable (artículo 13 del Reglamento).

Modalidad VERI*FACTU

El SIF remite a la AEAT, de forma continuada, automática, instantánea y consecutiva, todos los registros de facturación que genera (artículo 16.1). La determina el obligado tributario, de forma tácita, por el simple hecho de empezar a remitir registros.

Modalidad no VERI*FACTU

El SIF no remite nada: firma electrónicamente cada registro, lo conserva, mantiene un registro de eventos y lo aporta a requerimiento de la Administración. Es la situación por defecto, en la que se permanece mientras no se empiece a remitir.

Quien necesite entender primero el continente antes de entrar en las modalidades encontrará el detalle en nuestro artículo sobre qué es un sistema informático de facturación, incluidas las comprobaciones para saber si el programa que la empresa ya utiliza reúne los requisitos. Aquí el foco está en el escalón siguiente: decidir cómo encaja la adaptación al sistema de facturación verificable en el calendario y el presupuesto de la empresa.

Qué cambia realmente entre las dos modalidades

La diferencia visible es el envío de datos, y es la que suele centrar la conversación. Pero el envío es solo la primera fila de una tabla más larga, y las demás filas son las que tienen impacto en presupuesto, en infraestructura y en responsabilidad. La modalidad no determina qué factura se emite: determina qué obligaciones técnicas asume la empresa alrededor de cada factura.

Leída de arriba abajo, la tabla deja una conclusión que sorprende a buena parte de los comités de dirección: la modalidad que envía información a Hacienda es la que menos obligaciones técnicas impone. La empresa que decide no remitir sus registros no se ahorra el trabajo, lo cambia de sitio.

Por qué la modalidad conectada exige menos y no más

La lógica del Reglamento es sencilla una vez se ve el mecanismo completo. Si la Agencia Tributaria recibe cada registro en el momento en que se expide la factura, ya tiene la prueba de que ese registro existió, con qué contenido y en qué orden. No necesita que la empresa firme el registro con un certificado, ni que guarde un rastro de eventos internos, ni que conserve los registros durante años para poder aportarlos después. Todas esas obligaciones existen precisamente para sustituir el envío cuando el envío no se produce.

La propia Agencia Tributaria enumera en sus preguntas frecuentes las ventajas que atribuye a la modalidad VERI*FACTU, y todas apuntan en la misma dirección: la empresa deja de responsabilizarse de conservar y exportar registros de un año a otro, no recibe requerimientos para aportarlos, no queda obligada a mantener sincronizado el reloj del sistema, permite que sus clientes comprueben la factura con el código QR y accede a los servicios de asistencia que la Administración construye a partir de los registros recibidos, como la elaboración de los libros registro y la preparación de declaraciones.

En nuestra experiencia integrando nuestra Plataforma de Facturación con múltiples ERP, la modalidad VeriFACTU suele salir más económica en el conjunto del proyecto, aunque parezca lo contrario al principio. El envío de registros a la AEAT implica un desarrollo acotado que se hace una vez para conectar su ERP con nuestra Plataforma PuenteSIF y, una vez probado, el proceso ya queda automatizado. La alternativa implica gestionar certificados electrónicos con su caducidad, un registro de eventos que hay que mantener y una política de conservación viva durante años. Lo primero se cierra; lo segundo obliga a la empresa a estar siempre en alerta.

Qué asume una empresa que se queda en la modalidad no VERI*FACTU

Hay razones legítimas para no remitir: recelo a que la Administración disponga de la información de facturación en tiempo real, entornos con conectividad limitada o sectores donde la sola aparición de la leyenda en la factura genera preguntas del cliente. La decisión es perfectamente válida, pero conviene tomarla sabiendo qué se asume, porque son cuatro compromisos técnicos concretos y ninguno es trivial.

• Firma electrónica de cada registro, con clave privada asociada a un certificado electrónico cualificado y en formato XAdES. Esto obliga a custodiar el certificado, vigilar su caducidad y decidir dónde vive la clave, un punto que en instalaciones con varios puestos de emisión deja de ser un detalle.
• Registro de eventos, que recoge de forma automática sucesos como el inicio y el fin de la operación del sistema, la detección de anomalías, la restauración de copias de seguridad o las exportaciones de registros, y que debe poder consultarse desde el propio sistema.
• Conservación de los registros de facturación durante el mismo plazo que las facturas, con garantías de integridad, legibilidad y accesibilidad. La responsabilidad de que esa información siga siendo recuperable dentro de cuatro años es de la empresa, no del fabricante.
• Capacidad de aportación a requerimiento, mediante envío automático y seguro por medios electrónicos cuando la Administración lo solicite. Es decir, hay que estar preparado para hacer el envío en cualquier caso, solo que a demanda y sin previo aviso.

Esta es la parte del proyecto que más veces se subestima. Cuando el sistema se ha desarrollado en casa o se ha ampliado con módulos propios, la carga de la modalidad no VERI*FACTU recae directamente sobre el equipo interno.

Cómo se elige la modalidad y cómo se cambia

No existe ningún trámite de alta. La opción por la modalidad VERI*FACTU se ejerce de forma tácita, por el simple hecho de empezar a remitir sistemáticamente los registros a la sede electrónica de la Agencia Tributaria. No hay que comunicarlo en el modelo 036 ni presentar ninguna declaración censal. Esto tiene una implicación que conviene entender: en la práctica, la modalidad la determina la configuración del programa, y muchas veces esa configuración viene decidida de fábrica.

Sí hay una regla de permanencia. Una vez que se produce de forma efectiva el primer envío, la empresa queda en la modalidad VERI*FACTU al menos hasta el final del año natural. El cambio en sentido contrario, de VERI*FACTU a no VERI*FACTU, no puede hacerse a mitad de ejercicio: hay que esperar al año siguiente. El movimiento inverso es libre en cualquier momento, porque quien está en la modalidad no VERI*FACTU puede empezar a remitir cuando quiera, asumiendo desde ese momento el compromiso anual.

De aquí sale una recomendación que trasladamos a todos nuestros clientes: decida la modalidad antes de que la decida el software. Merece la pena verificar en la declaración responsable y en la documentación técnica del programa si el sistema puede operar en las dos modalidades o solo en una, porque un producto que únicamente contempla la remisión automática está eligiendo por la empresa, y un producto que no la contempla la deja fuera de las exenciones del artículo 16 sin que nadie lo haya decidido.

Se pueden tener las dos modalidades a la vez, pero con una consecuencia

Una empresa puede utilizar varios sistemas de facturación al mismo tiempo, y la Agencia Tributaria admite que unos operen en modalidad VERI*FACTU y otros no: cada sistema cumple el Reglamento por su vía. Es una situación frecuente en organizaciones con un ERP central y puntos de venta o aplicaciones sectoriales al margen, o en grupos donde cada sociedad arrastra su propia herramienta.

La consecuencia está en el resultado, no en la legalidad. Si solo una parte de los registros llega a la Administración, la información que la AEAT tiene de la empresa queda incompleta, y los servicios de asistencia construidos sobre esos registros pierden utilidad: los libros registro que la Administración pueda ofrecer no reflejarán toda la facturación y habrá que completarlos por otro camino. Además, la empresa mantiene en paralelo dos regímenes de obligaciones distintos, con la carga de firma, eventos y conservación viva en la parte que no remite. Cuando revisamos un mapa de sistemas mixto, casi siempre acaba compensando unificar la modalidad antes de la fecha de obligación, no después.

Qué cambia en la factura que recibe el cliente

Aquí la diferencia sí es visible, y es la única que percibe quien recibe la factura. Todas las facturas expedidas por un SIF, en cualquiera de las dos modalidades, deben incorporar un código QR que permite al destinatario comprobar si la factura ha sido registrada en la Agencia Tributaria para cotejarla. Lo que solo pueden incluir las facturas emitidas en modalidad VERI*FACTU es la frase «Factura verificable en la sede electrónica de la AEAT» o, de forma abreviada, «VERI*FACTU».

Esa leyenda funciona como una señal para el receptor: indica que el registro de esa factura ya está en poder de la Administración. En sectores donde el cliente final es una empresa grande con procesos de verificación estrictos, es un argumento comercial que conviene tener en cuenta al elegir modalidad. Conviene no confundir este QR con la obligación de emitir factura electrónica estructurada, que es una norma distinta con su propio calendario y que desarrollamos en nuestra guía de la factura electrónica obligatoria.

Cinco preguntas para el proveedor de software antes de decidir

La elección de modalidad no es una casilla de configuración aislada, sino una consecuencia de lo que el programa sabe hacer. Antes de firmar una actualización o una licencia nueva, estas cinco preguntas ordenan la conversación con el fabricante y evitan sorpresas en la fase de pruebas.

1. ¿El sistema puede operar en las dos modalidades, solo en una o ninguna? ¿Es una opción configurable por la empresa?
2. Si opera en modalidad no VERI*FACTU, ¿cómo gestiona la firma electrónica de los registros y dónde se custodia el certificado cualificado?
3. ¿Incluye registro de eventos consultable desde el propio sistema, con los sucesos que exige la orden ministerial?
4. ¿Qué ocurre con los registros al cerrar el ejercicio o al migrar de versión? ¿Quién garantiza que sigan siendo accesibles y legibles durante el plazo de conservación?
5. ¿La declaración responsable del producto está disponible por escrito y qué versión del programa cubre exactamente?

Con esas respuestas sobre la mesa, la decisión se vuelve casi mecánica. Y si el sistema actual no llega a ninguna de las dos modalidades, la salida no siempre pasa por cambiar de programa de gestión: en la mayoría de los proyectos que abordamos conectamos PuenteSIF, nuestra plataforma para los registros de facturación, con el ERP que la empresa ya utiliza, de forma que el software de gestión sigue siendo el mismo y la generación, firma y remisión de los registros se resuelven en una capa aparte. El binomio constituido por su ERP y PuenteSIF se convierte en el Sistema Informático de Facturación (SIF) con modalidad VeriFACTU que su empresa necesita.

Elegir modalidad es, en el fondo, elegir dónde vive la prueba de que las facturas son las que son: en los servidores de la Agencia Tributaria o en los de la empresa. Ambas opciones son legales y ambas exigen un SIF en condiciones. Lo que no es una opción es llegar a la fecha de obligación sin haberlo decidido, porque entonces la modalidad la habrá elegido el programa, y con ella un paquete de obligaciones que nadie ha revisado. Las dos fechas que marcan ese límite —el 1 de enero y el 1 de julio de 2027— siguen vigentes hoy, aunque el Ministerio de Hacienda anunció el 5 de octubre de 2026 su intención de ampliar el plazo hasta octubre de 2028 para alinearlo con el de la factura electrónica; mientras esa ampliación no se publique en el BOE, lo exigible sigue siendo 2027. El reparto de empresas entre una fecha y otra está detallado en nuestro calendario de VeriFACTU para 2027.

Fuentes y enlaces de interés

• Agencia Tributaria: Sistemas Informáticos de Facturación (SIF) y VERI*FACTU
• Agencia Tributaria: preguntas frecuentes sobre Sistemas VERI*FACTU
• Real Decreto 1007/2023, de 5 de diciembre, Reglamento de los sistemas informáticos de facturación (BOE, consolidado)
• Orden HAC/1177/2024, de 17 de octubre, especificaciones técnicas y funcionales (BOE, consolidado)
• Ley 11/2021, de 9 de julio, de medidas de prevención y lucha contra el fraude fiscal (BOE, consolidado)
• Real Decreto 1619/2012, de 30 de noviembre, Reglamento de obligaciones de facturación (BOE, consolidado)