Factura electrónica obligatoria: guía completa 2027-2028

Ya es oficial: el 6 de octubre de 2027 las empresas que facturan más de 8 millones de euros deberán emitir y recibir factura electrónica estructurada, y el 6 de octubre de 2028 le tocará al resto de empresas y autónomos. Lo que hasta hace unos días era la proyección de un borrador ya tiene fecha firme en el BOE: la Orden HAC/1028/2026, de 2 de octubre, publicada el 5 de octubre de 2026, que entra en vigor al día siguiente y pone en marcha el cómputo de esos plazos.

El marco lo fija el Real Decreto 238/2026, de 25 de marzo, que desarrolla el sistema español de facturación electrónica obligatoria entre empresarios y profesionales: formatos, obligaciones, plazos de respuesta y parte de los requisitos técnicos de las plataformas. Con la orden ministerial ya publicada, el contenido de la obligación y su calendario están cerrados los dos. Es el motivo por el que llevamos meses trabajando con clientes en su adaptación a la factura electrónica de la Ley Crea y Crece sin esperar a la fecha definitiva: quien empiece ahora llega con margen; quien espere, con la cuenta atrás ya corriendo. 

Esta guía recoge lo que la norma ya obliga a hacer, con el calendario ya confirmado, y se detiene en la parte que la mayoría de contenidos pasa por alto: las obligaciones del que recibe la factura, que en muchas empresas suponen un cambio de procesos mayor que el de emitirla. 

Qué es la factura electrónica obligatoria entre empresas

La factura electrónica obligatoria B2B es el sistema, regulado en España por el artículo 12 de la Ley 18/2022 (Ley Crea y Crece) y desarrollado por el Real Decreto 238/2026, que obliga a todos los empresarios y profesionales a expedir, remitir y recibir sus facturas en un formato estructurado, legibles de manera automática por sistemas informáticos, y a informar del estado de esas facturas a la Agencia Tributaria. Sustituye al envío de facturas en PDF por correo electrónico, que dejará de considerarse factura electrónica válida a efectos de esta obligación.

La diferencia con lo que hoy hacen muchas empresas es más profunda de lo que parece. Un PDF es un documento pensado para que lo lea una persona. Una factura electrónica es un fichero de datos (XML, en cualquiera de las sintaxis admitidas) que un sistema puede procesar, validar y contabilizar sin intervención humana. El PDF puede seguir existiendo como cortesía o como copia visual, pero el documento que tiene valor pasa a ser el fichero estructurado.

El Real Decreto 238/2026 se publicó en el BOE número 79, de 31 de marzo de 2026, y entró en vigor el 20 de abril de 2026. Además de desarrollar la Ley Crea y Crece, modifica el Reglamento de facturación aprobado por el Real Decreto 1619/2012, al que añade un nuevo artículo 8 bis dedicado específicamente a esta obligación.

El calendario confirmado: las fechas de 2027 y 2028 ya son oficiales

El Real Decreto no fija fechas de calendario. Fija plazos que se cuentan desde otro momento: doce meses para los empresarios y profesionales cuyo volumen de operaciones del año anterior supere los 8 millones de euros, y veinticuatro meses para todos los demás. Y ese cómputo no arranca con la entrada en vigor del Real Decreto, sino con la entrada en vigor de la orden ministerial que debe regular las especificaciones técnicas de la solución pública de facturación electrónica.

Esa orden se sometió a audiencia pública en abril de 2026, con plazo de alegaciones hasta el 8 de mayo. El 5 de octubre de 2026 se publicó finalmente en el BOE como la Orden HAC/1028/2026, de 2 de octubre, y entró en vigor al día siguiente, el 6 de octubre. Con eso, el plazo de doce y veinticuatro meses ya tiene un punto de partida real: 6 de octubre de 2027 y 6 de octubre de 2028, cinco días después de las fechas que circulaban hasta ahora, porque la entrada en vigor se produjo al día siguiente de la publicación y no el 1 de octubre que preveía el borrador.

La lectura de gestión de esta tabla es ahora muy concreta: una empresa de más de 8 millones de euros tiene doce meses, hasta el 6 de octubre de 2027, para tener resuelta la emisión, la recepción, la comunicación de estados y la integración con su ERP. Doce meses es un plazo razonable si el proyecto empieza ahora, y claramente insuficiente si se empieza a mitad de camino.

A quién obliga y quién queda fuera

La obligación alcanza a los empresarios y profesionales, en el sentido de la Ley del IVA, siempre que el destinatario de la factura tenga en España su sede de actividad económica, un establecimiento permanente o su domicilio o residencia habitual. Se trata, por tanto, de operaciones entre empresas y profesionales dentro del territorio español. Las ventas a consumidores finales quedan fuera de esta obligación concreta, igual que las operaciones cuyo destinatario no esté establecido en España.

El artículo 4 recoge las exclusiones. Quedan fuera las operaciones documentadas mediante factura simplificada, con la salvedad importante de las facturas simplificadas cualificadas (aquellas que identifican al destinatario y consignan la cuota repercutida), que sí entran en el ámbito de la obligación. También se excluyen las operaciones de compraventa del operador del mercado eléctrico y del mercado organizado del gas, y las gestionadas a través de las cámaras de compensación de IATA. El Ministerio de Economía puede añadir nuevas exclusiones sectoriales por orden ministerial.

Qué formatos serán válidos y qué pasa con el PDF

El artículo 7 del Real Decreto fija cuatro sintaxis admitidas: Facturae, el formato nacional ya consolidado en la facturación a las administraciones públicas; UBL, el estándar internacional que actúa además como sintaxis de referencia de la solución pública; CII, el mensaje XML de UN/CEFACT; y EDIFACT, el formato tradicional del intercambio electrónico de datos, muy implantado en distribución y automoción. Peppol BIS, que emplea sintaxis UBL, es válido en el ámbito de las plataformas privadas.

La consecuencia práctica es que una empresa no está obligada a imponer un formato a sus clientes ni a aceptar el que le impongan sus proveedores: la norma obliga a las plataformas privadas a transformar entre todas las sintaxis admitidas. Quien recibe en Facturae y trabaja internamente con UBL no debería notar la diferencia, siempre que su plataforma cumpla lo que la norma exige.

Sobre el PDF conviene ser preciso, porque genera bastante confusión. La disposición transitoria segunda establece que las empresas de más de 8 millones de euros deberán acompañar la factura electrónica de un documento PDF durante los doce primeros meses de aplicación, salvo que el destinatario acepte expresamente recibir solo el formato original. Es una medida de acompañamiento pensada para que las pymes que aún no se hayan adaptado puedan seguir leyendo lo que reciben, no una prórroga: el documento con validez sigue siendo el fichero estructurado.

La parte que casi nadie mira: qué obligaciones tiene quien recibe la factura

La mayoría de las guías publicadas se concentran en la emisión. En los proyectos que acompañamos, sin embargo, el cuello de botella casi nunca está en emitir: emitir es un problema de software y se resuelve con una integración. El problema está en recibir, porque el Real Decreto convierte al destinatario en un sujeto obligado con plazos propios.

El artículo 10 obliga al destinatario a informar de los estados de cada factura recibida: la aceptación o el rechazo comercial, con su fecha, y el pago efectivo completo, también con su fecha. El artículo 12 añade la comunicación del pago a la solución pública para todas las facturas que no hayan sido rechazadas. El plazo en ambos casos es de cuatro días naturales, sin computar sábados, domingos ni festivos de ámbito nacional, contados desde que se produce el hecho que se comunica.

La propia Orden HAC/1028/2026 añade un matiz que alivia parte de esta carga: cuando la factura o su copia fiel ya incluya una fecha de pago igual o anterior a la de expedición, la obligación de informar del estado de pago se considera automáticamente cumplida, sin que haga falta una comunicación adicional.

Cuatro días es poco tiempo para una empresa cuyo circuito de aprobación de facturas de compra pasa por varias manos. Estas son las preguntas que conviene resolver internamente antes de elegir herramienta:

• Quién aprueba comercialmente una factura de proveedor y en cuánto tiempo lo hace hoy.
• Cómo sabe el sistema de facturación que una factura se ha pagado, si el pago se ejecuta desde tesorería o desde el banco.
• Qué ocurre en periodos de vacaciones, cierres contables o bajas del responsable de aprobación.
• Qué se hace con las facturas que hoy simplemente se dejan aparcadas a la espera de una nota de abono.

Ninguna de esas preguntas se responde comprando software. Se responden rediseñando un procedimiento interno y, después, automatizando el resultado. Por eso recomendamos empezar por el circuito de compras y no por el de ventas, aunque resulte contraintuitivo.

Solución pública de la AEAT o plataforma privada: cómo se decide

El sistema español se articula sobre dos vías que no son excluyentes. La solución pública, gestionada por la Agencia Tributaria, será gratuita y funcionará como infraestructura de emisión y recepción para quien quiera usarla, pero sobre todo como repositorio universal y obligatorio de todas las facturas del sistema. Incluso quien opere íntegramente a través de una plataforma privada tendrá que remitir a la solución pública una copia fiel de cada factura en sintaxis UBL. Nadie queda al margen del repositorio.

La elección entre una y otra no debería plantearse en términos de precio, porque la solución pública es gratuita y siempre ganará esa comparación. La pregunta correcta es qué volumen y qué grado de automatización necesita la empresa:

Al elegir plataforma privada conviene validar que tenga: la certificación ISO/IEC 27001 vigente, el compromiso de interconexión con cualquier otra plataforma que solicite un cliente, y el detalle de cómo se pueden comunicar los estados desde el ERP sin trabajo manual. En Gesisa desarrollamos PuenteSIF, nuestra plataforma de facturación electrónica precisamente bajo esos requisitos, con certificación ISO/IEC 27001:2022 y entorno de pruebas ilimitado, porque la parte que más tiempo consume en estos proyectos no es la puesta en marcha sino la validación previa.

Factura electrónica obligatoria y VeriFACTU: dos obligaciones distintas que se solapan

Es la confusión más extendida y conviene deshacerla, porque afecta a decisiones de inversión. No son la misma norma ni persiguen lo mismo. VeriFACTU, regulado por el Reglamento de los Sistemas Informáticos de Facturación (Real Decreto 1007/2023), se ocupa de garantizar que el programa con el que se emiten las facturas sea inalterable y trazable, y afecta también a la facturación a consumidores finales. La factura electrónica obligatoria de la Ley Crea y Crece se ocupa del formato del documento que viaja entre dos empresas y de la información sobre su pago.

Se puede cumplir con una y no con la otra, y las dos serán exigibles. Lo relevante para la planificación es que sus calendarios tienden a solaparse, y conviene revisar siempre el calendario vigente de VeriFACTU (que ha cambiado más de una vez) antes de dar nada por cerrado. Es decir, la misma empresa que resuelve su adaptación al sistema de facturación verificable puede tener encima, en fechas próximas, la obligación B2B.

De ahí la recomendación más útil de esta guía: tratar ambas como un solo proyecto. Nuestra experiencia con VeriFACTU y con la Facturación Electrónica apunta siempre en la misma dirección, y es que las empresas que abordan cada obligación por separado acaban integrando dos veces el mismo ERP, pagando dos proyectos y manteniendo dos flujos que hacen cosas parecidas. Quien decida ahora una arquitectura que cubra los dos frentes se ahorra la segunda vuelta. Si el interés está en el detalle de la primera obligación, tenemos publicado un artículo sobre qué es VeriFACTU y a quién afecta que la desarrolla con más profundidad.

Qué sanciones están previstas

El régimen sancionador es una de las áreas donde más se ha simplificado en exceso. La cifra de 10.000 euros que aparece en casi todos los artículos procede del apartado sancionador del artículo 12 de la Ley 18/2022, que prevé apercibimiento o multa de hasta 10.000 euros para las empresas prestadoras de determinados servicios de especial trascendencia económica que no ofrezcan a sus usuarios la posibilidad de recibir factura electrónica o que impidan el acceso a las facturas de los últimos cuatro años.

Junto a ese supuesto específico opera el régimen general de infracciones tributarias por incumplimiento de las obligaciones de facturación, que se aplica con sus propios criterios. Y hay un coste que la norma no tipifica pero que en la práctica pesa más: una factura que no cumple el formato exigido es una factura que el cliente puede rechazar, con el efecto directo que eso tiene sobre el cobro. En un sistema donde el pago se comunica a la Agencia Tributaria en cuatro días, los problemas de forma se convierten en problemas de tesorería con bastante rapidez.

Qué se puede hacer ya, sin esperar a la orden ministerial

La incertidumbre sobre la fecha no impide avanzar. De hecho, casi todo el trabajo que consume tiempo en estos proyectos es independiente de cuándo se publique la orden. Este es el orden que proponemos, de menos a más dependiente de la norma final:

1. Inventariar el flujo real de facturación. Cuántas facturas se emiten y se reciben al mes, por qué canales, con qué formatos y con cuántas excepciones manuales. Este diagnóstico no caduca.
2. Revisar la calidad del dato maestro. NIF, domicilios, condiciones de pago y referencias de pedido. Un fichero estructurado no perdona los datos incompletos que un PDF sí toleraba.
3. Rediseñar el circuito de aprobación de compras para que quepa en cuatro días hábiles, con suplencias definidas y una regla clara para las facturas en disputa.
4. Confirmar qué puede hacer el ERP actual y qué habrá que resolver fuera de él. Es la decisión con más impacto presupuestario y la que más tarda en ejecutarse.
5. Unificar la decisión con VeriFACTU, para no contratar dos veces lo mismo.
6. Elegir vía de emisión, recepción y comunicación de estados y dejar cerrado el contrato con margen suficiente.
7. Empezar el proceso de implementación y test, puesto que en cuanto se publique la OM, todas las empresas querrán probar el intercambio de facturas. Este es el único punto que conviene ajustar cuando la orden se publique.

Sobre el cuarto punto vale la pena una precisión, porque es donde más miedo hay. Adaptarse no exige cambiar de ERP. En Gesisa llevamos años conectando sistemas de gestión con las obligaciones de la Agencia Tributaria (SAP, Microsoft Dynamics, Navision, Sage X3, AS/400, JD Edwards, Oracle, M3 Infor y desarrollos propios) mediante una capa externa que se comunica por API y no requiere entrar en el sistema del cliente. Cuando el ERP es muy antiguo o está muy personalizado, esa capa suele ser bastante más rápida y menos costosa que una migración o un upgrade del ERP, y es también el escenario donde nuestro equipo de desarrollo de software a medida resuelve las integraciones que ningún conector estándar cubre.

El margen que queda es el mejor momento del proyecto

Cuando la orden ministerial se publique, todas las empresas del país mirarán el calendario el mismo día y buscarán proveedor la misma semana. Quien llegue a ese momento con el diagnóstico hecho, el dato maestro limpio, el circuito de compras rediseñado y el proceso de implementación de la solución elegida iniciado, únicamente tendrá que completar las pruebas de intercambio con sus clientes y proveedores. Quien llegue sin nada tendrá que resolver un proyecto completo, con menos plazo y con el mercado saturado.

La factura electrónica obligatoria no es, en el fondo, un problema normativo. Es un cambio en la forma de mover información entre empresas, y las que lo aprovechan acaban con menos entrada manual de datos, menos incidencias de cobro y una visión mucho más limpia de sus plazos de pago. Ese resultado depende de cuándo se empiece, no de cuándo se publique la orden. Si en su empresa aún no está claro por dónde comenzar, podemos revisar juntos su situación concreta y decirle con franqueza la forma óptima de avanzar.

Fuentes y enlaces de interés

• Real Decreto 238/2026, de 25 de marzo, por el que se desarrolla el sistema de facturación electrónica obligatoria entre empresarios y profesionales (BOE)
• Agencia Tributaria: novedades de normativa 2026, Real Decreto 238/2026
• Ley 18/2022, de 28 de septiembre, de creación y crecimiento de empresas (BOE, consolidado)
• Real Decreto 1619/2012, de 30 de noviembre, Reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación (BOE, consolidado)
• Real Decreto 1007/2023, de 5 de diciembre, Reglamento de los Sistemas Informáticos de Facturación (BOE, consolidado)
• Agencia Tributaria: Sistemas Informáticos de Facturación (SIF) y VERI*FACTU
• Proyecto de Orden Ministerial de la solución pública de facturación electrónica (Ministerio de Hacienda)
• Orden HAC/1028/2026, de 2 de octubre, por la que se regula la solución pública de facturación electrónica (BOE): https://www.boe.es/diario_boe/txt.php?id=BOE-A-2026-20587