SIF & VeriFACTU
¿Qué es SIF y qué es VeriFACTU?
El Sistema SIF es el Sistema Informático de Facturación homologado según los requisitos técnicos definidos por las Leyes, RD y OM aprobadas y publicadas al efecto, que toda empresa o profesional, que no realice las facturas manualmente, deberá utilizar para generar y emitir facturas.
Además, los Sistemas Informáticos de Facturación (SIF) que envíen registros de alta de factura a la Agencia Tributaria se consideran Sistema de Emisión de Facturas Verificables o VeriFACTU.
Y las facturas que contengan la frase “Factura verificable en la sede electrónica de la AEAT” o VERI*FACTU, gozarán del prestigio legal de haber sido correctamente registradas en la AEAT.
El 9 de julio del 2021 se publicó la Ley 11/2021, de medidas de prevención y lucha contra el fraude fiscal, con la que se prohibió el uso de software de doble contabilidad y se citó por primera vez los futuros Sistemas Informáticos de Facturación (SIF) homologados que soportarán los procesos de facturación.
¿Qué requisitos deben cumplir los Sistemas Informáticos de Facturación - SIF?
A pesar de no tener aún la publicación definitiva del reglamento de los requisitos técnicos, el proyecto actual de Real Decreto establece que los Sistemas Informáticos de Facturación (SIF) deberán:
- Admitir la entrada de información de facturación por cualquier método.
- Conservar y procesar la información de facturación, ya sea en el propio sistema informático de facturación o mediante un soporte físico externo o a través de la remisión telemática a otro sistema informático, sea o no de facturación.
- Generar, de forma simultánea o inmediatamente anterior a la expedición de la factura, un registro de alta de la factura en formato fichero XML.
- Incorporar una huella o hash en los registros de alta y anulación, que los encadene y garantice su trazabilidad.
- Firmar los registros con el certificado electrónico del productor del SIF.
- Incorporar un código QR legible en la factura que facilite su captura y digitalización e incluso permita al receptor proporcionar de forma voluntaria información de ésta a la AEAT.
- Tener un Registro de eventos que permita:
- Garantizar la trazabilidad de cualquier descarga, volcado o almacenamiento de registros.
- Garantizar la conservación inalterable de los datos originales, registrando cualquier modificación o anulación mediante la creación de un nuevo registro.
- Conservar todos los registros de facturación generados por el propio sistema
- Contar con un registro de eventos que recoja, de forma automática, cualquier interacción, operación realizada, puesta en marcha y parada, entrada y salida de usuarios y errores ocurridos, que además sea consultable e inviolable.
- Posibilitar la remisión a la AEAT de todos los registros de facturación, y en particular los de alta de factura.
- Facilitar el acceso inmediato y/o extracción de datos a la AEAT, en caso de inspección.
Además, el Sistema Informático de Facturación SIF debe estar registrado como tal y debe mostrar, de forma visible, quien es el productor responsable que lo certifica.
¿Quién está obligado a utilizar el Sistema Informático de Facturación - SIF?
Están obligados los empresarios y profesionales que
- Sean contribuyentes no exentos del impuesto de sociedades o del impuesto sobre la renta, así como las entidades en régimen de atribución de rentas.
- Emitan sus facturas mediante aplicaciones informáticas.
- Tanto si emiten facturas nominativas como simplificadas.
- Emitan facturas desde cualquier localidad de todo el territorio español, sin perjuicio de los regímenes tributarios específicos del País Vasco, Navarra, Islas Canarias, Ceuta o Melilla.
Estarán exonerados de la utilización de un sistema informático de facturación (SIF)
- Aquellos que lleven sus libros de registros de facturas en sede electrónica de la Agencia Estatal de Administración Tributaria, mediante el Sistema Inmediato de Información de IVA (SII)
- Aquellos que opten por la emisión de sus facturas mediante el portal web que pondrá a su disposición la AEAT
- Aquellos que no utilicen ningún sistema informático para emitir sus facturas.
Regístrese al Webinar gratuito VeriFACTU y resuelva sus dudas directamente con nuestros consultores.
¿Qué es el Sistema de emisión de facturas verificables o Sistema VeriFACTU?
Se consideran Sistema de Emisión de Facturas Verificables o VeriFACTU, los Sistemas Informáticos de Facturación (SIF) que envíen registros de alta y anulación de factura a la Agencia Tributaria.
La factura emitida con VeriFACTU deberá incluir la frase “Factura verificable en la sede electrónica de la AEAT” o VERI*FACTU.
En el caso que un Sistema Informático de Facturación (SIF) haya sido diseñado y concebido sólo y exclusivamente para funcionar como Sistema VeriFACTU, es decir que envíe todos los registros a la AEAT:
- No será necesaria la firma electrónica de los registros de alta y anulación.
- Podrá prescindir de las funcionalidades de consulta/descarga/volcado/copia y exportación de los registros de facturación, puesto que éstos ya habrán sido remitidos correctamente a la AEAT y no procede que ésta los vuelva a requerir.
- Podrá prescindir de tener un Registro de eventos.
Cuando el Sistema de Emisión de Facturas Verificables o VeriFACTU esté gestionado por un tercero, la AEAT podrá exigir las obligaciones de conservación de la información del obligado tributario al gestor del sistema y no al obligado tributario directamente.
Cada factura remitida a través de un Sistema de Emisión de Facturas Verificables o VeriFACTU, una vez aceptada por la AEAT, se incorporará a los libros registros de ventas e ingresos y, en caso de ser remitido por el receptor, a los libros registros de compras y gastos.
Una vez se haya optado por la remisión sistemática de facturas a la AEAT vía un Sistema de Emisión de Facturas Verificables o VeriFACTU, se deberá mantener durante el resto del año y se mantendrá anualmente de forma automática, a no ser que se renuncie de forma expresa.
Descargue la Guía de SIF & VeriFactu:
especificaciones técnicas y legales
¿Cuándo entra en vigor el uso del Sistema Informático de Facturación - SIF?
A falta de publicación definitiva de la Orden Ministerial, se está ya hablando de julio 2024 como la fecha límite de entrada en vigor de la obligatoriedad del uso de un Sistema Informático de Facturación (SIF).
Se prevén sanciones de hasta 150.000 € para los proveedores de software que no cumplan con los requisitos y de hasta 50.000 € para usuarios que utilicen sistemas no homologados. No obstante, éstas no se impondrán hasta que no se publique oficialmente el Reglamento técnico a través de la Orden Ministerial.
De momento, la remisión de registros de alta a la Agencia Tributaria través de Sistemas de Emisión de Facturas Verificables o VeriFactu será voluntaria.
¿Cómo podemos ayudarle a cumplir con SIF & VeriFACTU?
PuenteSIF es la plataforma SaaS creada por GESISA para cubrir todas las necesidades relacionadas con el Sistema Informático de Facturación (SIF) y el Sistema de emisión de facturas verificables o VeriFACTU, adaptable a cualquier ERP (Microsoft Dynamics, Baan, Navision, SAGE X3, Murano, AS400, SAP, Oracle, AX – Axapta, Movex, M3 Infor, JdEdwards, ERP Propio o personalizado…)
PuenteSIF ofrece una estructura modular con el fin de adaptarse a los distintos requerimientos, pudiendo actuar de forma paralela o integrada al ERP:
Mediante el que se genera la factura electrónica, incorpora el QR y permite el control de pagos.
Mediante el que se generan los registros de alta y anulación de factura y se envían a la AEAT.
PuenteSIF: Módulo VERI*FACTU
Este módulo de Puente SIF es el Sistema de emisión de facturas verificables mediante el que, de forma simultánea o inmediatamente anterior a la expedición de la factura u otro documento en soporte electrónico que justifique las operaciones de entregas de bienes o prestaciones de servicios:
- Genera los registros de alta de factura en formato XML
- Genera registros de anulación de factura en formato XML
- Incorpora la huella hash en los registros
- Firma los registros con el certificado electrónico requerido
- Incluye en factura la frase “Factura verificable en la sede electrónica de la AEAT” o VERI*FACTU.
- Transmite a la AEAT todos los registros de facturación
- Muestra de forma visible el productor responsable que lo certifica.
- Conserva los registros durante el periodo requerido legalmente.
Además, permite subsanar y corregir los errores registrales desde la misma plataforma Puente SIF
