¿Qué es Verifactu y a quién afecta?

La guía Verifactu que necesita todo gerente antes de 2027

Cualquier empresa que opere en España es probable que ya haya oído hablar de Verifactu en una reunión, en la prensa económica o de boca de su asesoría fiscal. Y es también probable que, al tomar consciencia de esta nueva obligación tecnológica, muchos gerentes y directores generales se planteen la misma pregunta: ¿significa esto que hay que cambiar el sistema de facturación actual y empezar de cero? La respuesta corta es no, no necesariamente. Sin embargo, sí obliga a actuar antes de una fecha muy concreta, con sanciones igualmente concretas para quienes no lo hagan a tiempo. Este artículo explica qué es Verifactu, a quién afecta según el tamaño de la empresa, y qué opciones existen para cumplir la normativa sin necesidad de reemplazar el sistema que ya se utiliza.

1. Qué es Verifactu, explicado sin tecnicismos

Antes de hablar de Verifactu conviene entender qué es un SIF, ya que son dos piezas de un mismo mecanismo que muchos contenidos sobre el tema mezclan sin aclarar la diferencia. Un Sistema Informático de Facturación (SIF) es, dicho de forma sencilla, cualquier programa utilizado para emitir facturas que, por ley, debe generar un registro inalterable de cada una de ellas. Si una empresa factura mediante un programa informático (y no a mano, factura por factura), necesita un SIF adaptado a la normativa. Verifactu es un paso más allá: es el nombre que recibe un SIF cuando, además de generar ese registro, lo envía de forma automática e inmediata a la Agencia Tributaria (AEAT) en el mismo momento de facturar. Dicho de otro modo: todo sistema Verifactu es un SIF, pero no todo SIF funciona necesariamente en modalidad Verifactu (existe también la modalidad «No Verifactu», que se explica en el punto 5). Esta distinción, una de las más habituales entre gerentes que no vienen del mundo técnico, es precisamente el punto de partida de Verifactu, el sistema de facturación verificable (SIF) de Gesisa, pensado para resolver ambas piezas del mecanismo a la vez.

2. El marco legal, en tres pasos (sin necesidad de leer el BOE)

Verifactu no nace de una sola ley, sino de tres normas que se van encadenando y precisando entre sí:

Ley 11/2021, de 9 de julio (Ley Antifraude): introduce la obligación de que los programas de facturación garanticen la integridad, conservación, accesibilidad, legibilidad, trazabilidad e inalterabilidad de los registros.
Real Decreto 1007/2023, de 5 de diciembre: aprueba el Reglamento que establece los requisitos técnicos de los SIF (conocido como RRSIF), incluyendo el registro de facturación, la huella o hash y el encadenamiento de registros.
Orden Ministerial HAC/1177/2024, de 17 de octubre: desarrolla las especificaciones técnicas y funcionales concretas (formato del fichero, estructura del código QR, protocolos de envío a la AEAT) que debe cumplir el software.

En Gesisa llevamos años acompañando a empresas con ERPs complejos (SAP, AS/400, Oracle, Microsoft Dynamics, SAGE X3, JD Edwards, sistemas de desarrollo a medida, entre otros) en la interpretación de estos textos legales y su traducción en decisiones técnicas concretas. La experiencia acumulada demuestra que lo que más complica el proceso no es entender la ley en sí, sino identificar exactamente qué debe hacer el sistema de facturación de cada empresa para cumplirla.

3. ¿A quién afecta Verifactu según el tamaño de la empresa?

La norma tiene vocación de universalidad: afecta a cualquier empresario o profesional que desarrolle una actividad económica y emita facturas mediante un programa informático, con independencia de su tamaño. Pero las obligaciones concretas y los plazos varían según el tipo de contribuyente:

Tipo de empresa	¿Está obligada?	Fecha límite	Particularidad
Gran empresa (Impuesto sobre Sociedades)	Sí, salvo que ya esté acogida al SII	1 de enero de 2027	Las empresas que ya cumplen con el Suministro Inmediato de Información (SII), en general con facturación superior a 6M€/año, quedan exentas de Verifactu, porque ya remiten su información en tiempo real.
Pyme (Impuesto sobre Sociedades)	Sí, salvo que ya esté acogida al SII	1 de enero de 2027	Debe elegir entre la modalidad Verifactu o No Verifactu (punto 5) antes de esa fecha.
Profesional o autónomo	Sí, si emite facturas con un programa informático	1 de julio de 2027	Quien factura el 100% a mano queda técnicamente al margen, aunque esta excepción se reduce con la entrada progresiva de la factura electrónica obligatoria (Ley Crea y Crece).

Excepciones a tener en cuenta

Además de las empresas acogidas al SII, quedan fuera del ámbito de Verifactu los contribuyentes de los territorios forales (País Vasco y Navarra, que cuentan con sistemas propios como TicketBAI y el futuro Naticket), determinadas operaciones del régimen especial de agricultura, ganadería y pesca, y quienes no tienen obligación legal de emitir factura.

4. Fechas clave: cuándo hay que estar preparado

Resumiendo lo anterior en dos fechas que conviene marcar en el calendario: 1 de enero de 2027 para los contribuyentes del Impuesto sobre Sociedades, y 1 de julio de 2027 para el resto de profesionales y autónomos. Son las fechas vigentes tras el aplazamiento aprobado por el Gobierno en 2025 sobre el calendario inicial. La recomendación de Gesisa, con la experiencia de haber integrado Verifactu en decenas de ERPs, es no esperar a los últimos meses. Una integración vía API con un ERP como SAP, IBM iSeries, de desarrollo propio, Oracle o Navision suele tardar entre 3 y 8 semanas, más el tiempo prudencial de pruebas. Si la empresa cuenta con varias filiales o entornos, ese plazo se alarga.

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5. Verifactu Sí o Verifactu No: las dos modalidades que hay que conocer

El reglamento contempla dos formas de operar. Elegir una u otra no es un detalle menor: condiciona cómo se relaciona la empresa con la AEAT a partir de ahora.

Concepto	Verifactu (Sí)	No Verifactu
Envío a la AEAT	Automático, en el momento de emitir cada factura	No automático; los registros quedan disponibles para la AEAT si los requiere
Código QR en factura	Obligatorio, con la mención «VERI*FACTU»	Obligatorio, sin esa mención
Responsabilidad de conservación	Compartida con el sistema, ya remitido a la AEAT	Recae directamente sobre el obligado tributario
Firma electrónica del registro	No siempre necesaria si el sistema es exclusivamente Verifactu	Necesaria para garantizar la integridad del registro

En la práctica, la modalidad Verifactu suele ser la más cómoda: al quedar todo registrado en tiempo real en la AEAT, se reduce el riesgo de errores de conservación y, en general, la exposición a inspecciones.

6. Qué ocurre si no se cumple: las sanciones que de verdad deberían preocupar

Esta es la parte que suele cambiar la prioridad de este proyecto en la agenda de un director general. Las sanciones previstas no son simbólicas:

Hasta 50.000 € por ejercicio económico para la empresa o autónomo que utilice un sistema de facturación no homologado o sin la declaración responsable correspondiente.
Hasta 150.000 € por año para el desarrollador o comercializador de software que permita la manipulación, doble contabilidad o destrucción de registros.
1.000 € por producto comercializado sin la declaración responsable debidamente integrada.

Además de la sanción económica, no adaptar el sistema de facturación puede tener consecuencias indirectas relevantes: pérdida del derecho a deducir el IVA en determinados supuestos, mayor probabilidad de inspección y, cada vez más, exigencia de facturas verificables por parte de clientes y proveedores. El Reglamento Verifactu recoge, punto por punto, los requisitos técnicos que un SIF debe cumplir para evitar precisamente estas situaciones.

7. ¿Es necesario cambiar todo el sistema de facturación? (probablemente no)

Esta es la pregunta que más frena a las empresas medianas y grandes: si ya cuentan con un ERP funcionando (muchas veces desde hace años, con procesos internos construidos a su alrededor), la idea de sustituirlo por completo para cumplir una normativa fiscal suena a un proyecto caro, largo y arriesgado. La buena noticia es que, en la mayoría de los casos, no hace falta reemplazar nada. El Reglamento no exige un software concreto: exige que el sistema utilizado, sea cual sea, cumpla determinados requisitos técnicos. Y eso puede resolverse conectando el ERP actual a una plataforma intermedia especializada, en lugar de rehacer el sistema de facturación desde cero.

Es exactamente el enfoque de PuenteSIF de Gesisa: una plataforma que se integra vía API con cualquier ERP del mercado, incluidos SAP (S/4HANA, R/3), AS/400 IBM iSeries, Oracle, Microsoft Dynamics, SAGE X3, JD Edwards, Infor M3, o sistemas desarrollados a medida, y emite las facturas verificables en nombre de la empresa según el estándar exigido por la AEAT, sin alterar su operativa interna. Según la experiencia de Gesisa, una integración de este tipo puede resolverse en varias semanas, y evita el coste y el riesgo de un proyecto de sustitución de ERP completo solo para cumplir con una obligación fiscal.

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Antes de que el tiempo se eche encima

Verifactu no es una opción que valorar a partir de 2027: es una fecha límite con sanciones asociadas, y las integraciones (sobre todo en empresas con ERPs complejos o con varias filiales) requieren un tiempo de preparación. Lo más razonable es empezar por dos preguntas: ¿está homologado el software actual?, y si no lo está, ¿qué opción exige menos cambios en el día a día? Quienes todavía estén valorando proveedores o modalidades pueden apoyarse en un checklist de compra que ayude a comparar las opciones disponibles antes de tomar una decisión, o bien resolver directamente esa duda contactando con el equipo de Gesisa.